Chaque mois, une ligne « charges » s’ajoute au loyer. Elle regroupe des dépenses très différentes, et toutes ne sont pas à la charge du locataire. La distinction entre charges récupérables et charges non récupérables détermine ce que le propriétaire peut légitimement demander, et ce qu’il doit assumer seul. Comprendre cette répartition évite les mauvaises surprises à la régularisation annuelle.
Contrôle technique de l’ascenseur et frais de syndic : les lignes qui posent problème
Avant même de lister ce qui est récupérable ou non, un point mérite votre attention. Certains postes reviennent régulièrement dans les litiges entre locataires et bailleurs, notamment depuis la hausse des charges de copropriété observée en 2023-2024.
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Le cas de l’ascenseur est parlant. L’entretien courant (graissage, changement de boutons, électricité de la cabine) fait partie des charges récupérables. Le contrôle technique quinquennal, lui, n’est pas récupérable sur le locataire. Beaucoup de propriétaires refacturent pourtant l’intégralité de la ligne « ascenseur » du relevé de copropriété, sans distinguer les deux.
Même logique pour les honoraires de syndic. Seule la part liée à la gestion courante des parties communes peut être récupérée. Les honoraires exceptionnels (suivi de travaux, contentieux) restent à la charge du bailleur.
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Vous avez déjà remarqué, sur un décompte de charges, une ligne « frais de gestion » ou « honoraires syndic » sans détail ? C’est précisément là que des montants non récupérables se glissent dans la régularisation.
Charges récupérables : la liste fixée par le décret de 1987
Le cadre légal est ancien et stable. La liste des charges locatives récupérables est définie par le décret n°87-713 du 26 août 1987. En plus de trente ans, aucune réforme n’a élargi ni réduit cette liste. Ce que le propriétaire peut récupérer est limité à trois grandes catégories.
- Les dépenses liées aux services collectifs : eau froide et chaude, chauffage collectif, entretien courant de l’ascenseur, produits d’entretien des parties communes.
- Les dépenses d’entretien courant et de petites réparations dans les parties communes : électricité des couloirs, maintenance des espaces verts, nettoyage.
- Certaines taxes et redevances : taxe d’enlèvement des ordures ménagères, redevance d’assainissement. La taxe foncière, elle, n’est jamais récupérable.
La règle est simple : si une dépense ne figure pas dans cette liste, elle n’est pas récupérable. Le caractère limitatif du décret protège le locataire contre toute facturation abusive.
Charges non récupérables : ce qui reste à la charge du propriétaire
Par déduction, tout ce qui sort du décret de 1987 incombe au bailleur. Quelques postes reviennent souvent dans les questions des locataires.
Les gros travaux de copropriété (ravalement, réfection de toiture, remplacement de chaudière collective) ne sont jamais récupérables. Le propriétaire ne peut pas non plus répercuter les frais liés à un procès de copropriété, ni les primes d’assurance de l’immeuble au-delà de la part couvrant les risques locatifs.
La taxe foncière reste toujours à la charge du bailleur, même si certains baux commerciaux prévoient le contraire. En bail d’habitation, toute clause qui la transfère au locataire est réputée non écrite.
Un piège fréquent concerne les provisions pour travaux futurs votées en assemblée générale de copropriété. Ces sommes, versées au fonds travaux (anciennement fonds Alur), ne sont pas des charges d’entretien courant. Elles ne peuvent pas figurer dans le décompte de régularisation adressé au locataire.
Régularisation annuelle des charges locatives : le mécanisme à connaître
Dans un bail vide, le locataire verse chaque mois une provision sur charges. Ce montant est une estimation. Une fois par an, le propriétaire doit comparer les provisions versées aux dépenses réelles et effectuer une régularisation.
Concrètement, le bailleur envoie un décompte détaillé par nature de charges. Si les provisions dépassent les dépenses réelles, il rembourse la différence. Si elles sont insuffisantes, il demande un complément. Le locataire dispose d’un délai pour consulter les pièces justificatives (factures, relevés de copropriété).
En location meublée avec bail classique, le fonctionnement est identique. En revanche, avec un bail mobilité, les charges sont versées sous forme de forfait. Aucune régularisation n’a lieu avec un bail mobilité, ce qui simplifie la gestion mais empêche tout ajustement a posteriori.
Que faire si le décompte de charges arrive en retard ?
Le propriétaire a l’obligation de régulariser chaque année. S’il oublie ou tarde, il peut toujours réclamer un complément de charges, mais le locataire peut exiger un échelonnement du paiement sur douze mois. Cette règle protège contre les régularisations massives portant sur plusieurs années.
Vérifier son décompte de charges : les réflexes pratiques
La montée des contestations ces dernières années montre que beaucoup de locataires ne vérifient pas leur décompte. Quelques vérifications suffisent pourtant à repérer une erreur.
- Comparer les postes facturés avec la liste du décret de 1987 : toute ligne qui n’y figure pas est suspecte.
- Demander le relevé de copropriété annuel : il détaille les dépenses par catégorie et permet de distinguer entretien courant et gros travaux.
- Vérifier que la taxe foncière et les provisions pour travaux futurs ne figurent pas dans le décompte.
- Contrôler la quote-part appliquée : les charges sont réparties selon les tantièmes de copropriété, pas à parts égales entre tous les logements.
En cas de désaccord, le locataire peut saisir la commission départementale de conciliation avant d’envisager un recours judiciaire. Cette étape gratuite permet souvent de résoudre le litige sans tribunal.
La répartition entre charges récupérables et non récupérables repose sur un texte unique, le décret de 1987, qui n’a pas changé depuis sa publication. Ce qui évolue, c’est la vigilance nécessaire à la lecture du décompte annuel, surtout dans un contexte où les charges de copropriété augmentent et où certains postes non récupérables se retrouvent, par erreur ou par habitude, dans la facture du locataire.
